Hoe gaan wij om met je gegevens?

Rapportage en geheimhouding

Rapportage over de behandeling vindt schriftelijk, met mondelinge toelichting, plaats. Deze rapportage wordt verstrekt aan de ouders en/of jongere / wettelijk vertegenwoordiger in de vorm van een behandel- en/of begeleidingsplan, evaluatie hiervan of een rapportage van (psychologisch) onderzoek. Informatie uit de rapportages wordt alleen met toestemming van ouders en/of jongere / wettelijk vertegenwoordiger gedeeld met extern betrokkenen of verwijzer. Voorafgaand aan eventuele overdracht van informatie wordt afgestemd welke informatie er vanuit Stichting De Enghoeve gedeeld zal gaan worden. Ouders en/of jongere / wettelijk vertegenwoordiger hebben de mogelijkheid om het verstrekken van (bepaalde) informatie uit onderzoek of rapportage aan verwijzer (bv. CJG of huisarts) te blokkeren.

De senior behandelaar (en behandelaren en begeleiders) hebben geheimhoudingsplicht. Ook overige intern betrokken die kennis hebben genomen van cliëntgegevens zijn verplicht tot geheimhouding daarvan. Geheimhoudingsplicht mag doorbroken worden als de senior behandelaar/dossierhouder gegronde redenen heeft om te menen dat dit noodzakelijk is en het enige en laatste middel is om direct gevaar voor personen te voorkomen. Mocht een dergelijke situatie zich voordoen, dan worden betrokkenen, wanneer mogelijk, hiervan op de hoogte gesteld.

Dossier

Het dossier van de cliënt wordt in een online, beveiligde omgeving bewaard. Daarnaast wordt op papier aangeleverde informatie fysiek opgeslagen in een afgesloten dossierkast. De senior behandelaar/dossierhouder heeft toegang tot het elektronisch dossier. De rechtstreeks bij de behandeling en/of begeleiding betrokken behandelaren of begeleiders, krijgen tevens toegang tot (gedeelten) van het dossier, zodat zij over de noodzakelijke informatie beschikken om de behandeling of begeleiding uit te kunnen voeren.

De volgende gegevens kunnen onder andere bewaard worden in het dossier: Verslaglegging van de behandeling en/of begeleiding, uitwerking van observaties, behandel-/begeleidingsplan, onderzoeksverslagen, mails, aantekeningen over overleg en telefonisch contact, intakeformulier, zorgovereenkomst, beschikkingen en toestemmingsformulieren.

Het verwerken van cliëntgegevens door Stichting De Enghoeve heeft tot doel de hulpvraag, de geboden zorg en de resultaten vast te leggen, zodat

  • de voortgang kan worden bewaakt
  • de behandeling/begeleiding tussen de verschillende medewerkers kan worden afgestemd
  • verantwoording kan worden afgelegd aan de cliënt, de ouders/verzorgers of wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt.

Toegang tot cliëntgegevens

Dossier en rapportages behandel- en begeleidingsplan of (psychologisch) onderzoek

  • Wanneer de cliënt jonger is dan 12 jaar hebben de ouders of de wettelijk vertegenwoordiger recht op inzage in het dossier en de rapportages en recht op bespreking van de rapportages en onderzoeken. Is de cliënt 12 tot en met 15 jaar oud, dan heeft de cliënt samen met de ouders of wettelijk vertegenwoordiger deze mogelijkheid. Is de cliënt 16 jaar of ouder dan heeft hij/zij zelf deze mogelijkheid. Mocht de cliënt wilsonbekwaam zijn, dan heeft de vertegenwoordiger van de cliënt deze mogelijkheid.

  • De senior behandelaar/dossierhouder geeft de cliënt desgevraagd inzage in en afschrift van het dossier en/of rapportage(s). Daarbij wordt de mogelijkheid aangeboden om tekst en uitleg te verschaffen. Wanneer het ruwe testgegevens en normscores m.b.t. een (psychologisch) onderzoek betreft, is begeleide inzage mogelijk (geen afschrift).

  • Het dossier of de rapportage wordt door de senior behandelaar/dossierhouder gecorrigeerd of informatie wordt verwijderd, wanneer de cliënt/ouders/wettelijk vertegenwoordiger aannemelijk maakt dat de informatie onjuist is, onvolledig of niet ter zake doet, gezien de doelstelling van het dossier of de rapportage. Dit geldt niet voor de bevindingen en conclusies, deze behoren tot de professionele verantwoordelijkheid van de senior behandelaar/dossierhouder.

  • Op verzoek van de cliënt/ouders/wettelijk vertegenwoordiger worden opgestelde notities met zijn of haar opvattingen m.b.t. de gegevens of de professionele relatie in het dossier of de rapportage opgenomen.

  • Stichting De Enghoeve volgt de richtlijnen van de Jeugdwet en bewaart cliëntgegevens tot minstens 15 jaar na ontvangst van deze gegevens of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. In samenspraak met cliënt/ouders/wettelijk vertegenwoordiger kan het dossier langer bewaard worden.

  • Het dossier, of delen daarvan, wordt binnen drie maanden na een schriftelijk verzoek van de jongere, ouder of wettelijk vertegenwoordiger vernietigd. Vernietiging vindt niet plaats wanneer het gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.